Index Egapro : Tout savoir sur le calcul, les obligations et les leviers d’action

Qu'est-ce que l'Index Egapro ?

L'Index de l'égalité professionnelle est un outil légal obligatoire pour toutes les entreprises d'au moins 50 salariés. Noté sur 100 points, il mesure les écarts de rémunération entre les femmes et les hommes à travers plusieurs indicateurs clés. Il doit être calculé et publié chaque année au plus tard le 1er mars.

Le 1er mars est une date bien connue des équipes RH. Chaque année, c’est l’échéance limite pour publier son Index de l'égalité professionnelle, souvent perçu comme une course à la conformité administrative.

Pourtant, cet indicateur est bien plus qu'une obligation légale ou une note à afficher sur son site internet. C'est un véritable baromètre de la santé sociale de votre organisation. Si la note moyenne déclarée par les entreprises a atteint 88/100 en 2023, de nombreuses disparités persistent, souvent invisibles sans une analyse fine de la donnée.

Au-delà du score, comment transformer cette contrainte en levier de performance ? De la méthode de calcul stricte aux sanctions encourues, en passant par les stratégies pour améliorer votre note grâce à la data : voici tout ce que vous devez savoir pour maîtriser votre Index Egapro.

Qu’est-ce que l’Index de l’égalité professionnelle ?

Instauré pour supprimer les écarts de rémunération entre les femmes et les hommes, l'Index se matérialise par une note globale sur 100 points. Pour garantir la validité de ce résultat, il est essentiel de bien délimiter le périmètre d'application.

Qui est concerné par l’obligation ?

L'obligation de calculer et de publier l'Index s'applique à toute entité employant au moins 50 salariés. Sont spécifiquement visés :

• Les entreprises, associations et syndicats.
• Les Unités Économiques et Sociales (UES) reconnues, où le seuil de 50 salariés s'apprécie au niveau global de l'UES.
• Les établissements publics à caractère industriel et commercial (EPIC) et certains établissements publics administratifs (EPA) employant du personnel de droit privé.

Le seuil d'effectif s'apprécie à la date de l'obligation de publication. À noter qu'une disposition transitoire existe : les entreprises franchissant ce seuil de 50 salariés pour la première fois disposent d'un délai de 3 ans pour se mettre en conformité.

Le calendrier : la date clé du 1er mars

La temporalité est stricte : l'Index doit être calculé et publié chaque année au plus tard le 1er mars, au titre des données de l'année précédente.

Le calcul doit porter sur une période de référence de 12 mois consécutifs précédant l'année de publication. Une fois choisie, cette période engage l'entreprise et ne peut être modifiée sans justification exceptionnelle auprès de la DREETS.

Vous souhaitez réaliser votre Index Egapro ? Reflect vous accompagne dans le calcul et la déclaration de votre index directement sur notre plateforme.

Comment calculer l'Index Egapro ? (Les indicateurs)

Le calcul de l'Index ne s'improvise pas. Il repose sur une méthodologie stricte où chaque détail compte, de la définition de la rémunération au choix des effectifs éligibles. Une erreur de périmètre peut fausser l'ensemble du résultat.

Les principes communs de calcul

Quelle que soit la taille de votre entreprise, certaines règles transversales s'appliquent pour garantir la fiabilité de la donnée.

1. Les effectifs à prendre en compte

Tous les collaborateurs ne rentrent pas dans le calcul. Sont spécifiquement exclus :

• Les apprentis et les titulaires d'un contrat de professionnalisation.
• Les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure.
• Les salariés expatriés.
• Les salariés en pré-retraite.
• Les salariés absents pendant plus de la moitié de la période de référence.

2. La rémunération retenue

C’est souvent le point le plus complexe. La rémunération doit être reconstituée en équivalent temps plein (ETP) et inclut le salaire de base, les bonus, ainsi que les primes de performance individuelle et collectives.

En revanche, sont exclus du calcul :

• Les heures supplémentaires et complémentaires.
• Les primes d'ancienneté, de sujétion (froid, nuit), l'intéressement et la participation.
• Les actions et stock-options.
• Les indemnités de départ (licenciement, retraite, précarité CDD).

Pour vous aider, Reflect a construit un guide pratique complet pour calculer votre Index Egapro :

Le barème selon la taille de l’entreprise

Le nombre d'indicateurs et leur pondération varient selon que votre effectif dépasse ou non le seuil de 250 salariés.

Voici le détail des points à obtenir :

1. Écart de rémunération

• Entreprises de 50 à 250 salariés : 40 points
• Entreprises de plus de 250 salariés : 40 points

2. Écart de taux d'augmentations

• Entreprises de 50 à 250 salariés : 35 points (inclut les promotions)
• Entreprises de plus de 250 salariés : 20 points (hors promotions)

3. Écart de taux de promotions

• Entreprises de 50 à 250 salariés : Non applicable
• Entreprises de plus de 250 salariés : 15 points

4. Retours de congé maternité

• Entreprises de 50 à 250 salariés : 15 points
• Entreprises de plus de 250 salariés : 15 points

5. Hautes rémunérations

• Entreprises de 50 à 250 salariés : 10 points
• Entreprises de plus de 250 salariés : 10 points

TOTAL : Entreprises de 50 à 250 salariés : 100 points

Le calcul de la note finale

L'Index correspond à la somme des points obtenus pour chaque indicateur.

Il arrive parfois que certains indicateurs ne soient pas calculables (par exemple, en l'absence de retours de congé maternité sur la période). Dans ce cas, la note finale est ramenée sur 100 en appliquant une règle de proportionnalité.

Attention : si le nombre total de points maximum pouvant être obtenus est inférieur à 75, l'Index est alors considéré comme incalculable pour l'année concernée. Vous n'êtes pas sanctionné, mais vous ne pouvez pas publier de note.

Publication et transmission : que faire après le calcul ?

Le calcul de l'Index n'est que la première étape. La loi impose des obligations strictes de communication des résultats pour assurer la transparence du dispositif. Un calcul exact mais non publié vous expose aux mêmes sanctions qu'une absence de calcul.

La publication sur le site internet

La publication ne doit pas être dissimulée au fond d'une page obscure. Elle doit respecter trois critères précis :

• Le contenu : Vous devez publier la note globale de l'Index, ainsi que la note obtenue pour chacun des indicateurs calculables.
• Le support : La publication doit se faire de manière visible et lisible sur le site internet de l'entreprise. En l'absence de site internet, les résultats doivent être communiqués aux salariés par tout autre moyen (affichage, courriel, etc.).
• La durée : Les résultats doivent rester accessibles en ligne au minimum jusqu'à la publication de l'Index de l'année suivante.

La transmission au CSE et à la DREETS

En parallèle de la communication publique, les résultats doivent être transmis via deux canaux obligatoires :

1. Aux services de l'État (DREETS) : Vous devez effectuer une télédéclaration sur la plateforme en ligne Egapro du ministère du Travail.
2. Au Comité Social et Économique (CSE) : Les résultats doivent être mis à disposition du CSE via la Base de Données Économiques, Sociales et Environnementales (BDESE).

Pour le CSE, la transmission doit être plus détaillée que la simple note publique. Vous devez fournir les résultats de l'indicateur d'écart de rémunération par tranche d’âge et par catégorie de postes équivalents, ainsi que les écarts de taux d’augmentations et de promotions ventilés par catégorie socio-professionnelle.

Résultats et sanctions : que se passe-t-il selon votre note ?

Le score obtenu à l'Index n'est pas seulement une mesure, mais un déclencheur d'actions légales spécifiques visant à corriger les inégalités. Selon votre résultat, les obligations diffèrent.

Résultat inférieur à 75 points : l'alerte rouge

Si votre note globale est en dessous de 75/100, la situation est critique. Vous êtes tenu de :

• Mettre en œuvre des mesures de correction adéquates, pouvant inclure une enveloppe financière de rattrapage salarial.
• Publier ces mesures sur votre site internet et les communiquer à vos salariés.

Vous disposez alors d'un délai de 3 ans pour atteindre un score d'au moins 75 points.

Résultat entre 75 et 85 points : des objectifs de progression

Si votre Index se situe entre 75 et 84 points, vous devez fixer et publier des objectifs de progression pour chacun des indicateurs n'ayant pas atteint la note maximale. Ces objectifs doivent être publiés sur le site internet et transmis au CSE ainsi qu'à l'administration.

Résultat supérieur ou égal à 85 points

Une entreprise obtenant un score d'au moins 85/100 est considérée comme ayant atteint un niveau satisfaisant ; la loi n'exige alors aucune mesure supplémentaire.

Les sanctions financières encourues

Le non-respect de ces obligations expose l'entreprise à une pénalité pouvant atteindre 1 % de la masse salariale annuelle.

Cette sanction peut être appliquée dans deux cas principaux :

1. Manquement aux obligations : L'absence de publication de l'Index ou l'absence de définition de mesures de correction (si le score est < 75).
2. Résultat insuffisant persistant : Si l'entreprise obtient un résultat inférieur à 75 points durant trois années consécutives.

Au-delà de la note : comment piloter l'égalité réelle ?

Respecter l'obligation légale est une chose ; instaurer une véritable culture de l'égalité en est une autre. Une bonne note ne garantit pas l'absence de biais au sein de vos équipes. Pour transformer cette contrainte administrative en levier de performance, il faut aller plus loin.

Analyser l’écart d'augmentations en profondeur

L'un des indicateurs les plus révélateurs est l'écart de taux d'augmentations. Souvent, des mécanismes invisibles et des biais ancrés expliquent pourquoi, à performance égale, les chances d'être augmenté ne le sont pas. Ces écarts ont tendance à s'accumuler d'année en année, creusant les inégalités de salaire et d'accès aux promotions.

Former les managers et objectiver les décisions

Les inégalités se décident rarement au niveau du Comex, mais se créent au fil des décisions quotidiennes. Les femmes reçoivent souvent des évaluations de performance moins valorisantes et sont moins associées à des termes liés au leadership.

Former vos managers aux biais inconscients est donc crucial pour structurer les décisions d'augmentations.

La data visualisation comme alliée

N'attendez pas le mois de février pour découvrir votre situation. Le pilotage de l'égalité professionnelle doit se faire en continu. En suivant vos indicateurs RH tout au long de l'année, vous pouvez corriger le tir avant que les écarts ne deviennent structurels. C'est un levier stratégique : les entreprises les plus diversifiées affichent une performance financière supérieure de 39 %.

Conclusion

L'Index Egapro est souvent perçu comme une sanction potentielle, avec cette épée de Damoclès de 1 % de la masse salariale. Mais c'est avant tout une opportunité de questionner vos pratiques RH.

Pour passer de la contrainte à l'opportunité, l'enjeu est de maîtriser votre donnée. C'est exactement là que Reflect intervient : notre solution de data visualisation centralise vos données RH pour vous offrir une vision claire et juste de votre égalité professionnelle.

‍