Le contexte

‍

Située en Suisse, Smallpdf est une société qui a bouleversé la gestion de documents grâce à sa panoplie d'outils ingénieux et simples d'utilisation. Desservant plus de 500 millions d'utilisateurs et 100 000 entreprises à travers le monde, Smallpdf a acquis une réputation solide dans le secteur des logiciels de gestion PDF. Néanmoins, malgré sa réussite commerciale, la VP People, Carlota Alcázar Antràs, et son équipe ont été confrontées à un défi interne de taille : l'organisation des données.

‍

Dans un contexte où les informations étaient éparpillées entre différents outils (BambooHR, Leapsome, Ashby...), la gestion des données s'est révélée de plus en plus laborieuse. Cette situation a provoqué une perte de temps significative, généré de la frustration, et requis de nombreuses actions manuelles. Ce problème était d'autant plus crucial que ces rapports étaient indispensables pour les réunions mensuelles avec la direction, qui attendait des indicateurs précis pour évaluer la performance et les tendances au sein de l'entreprise.

‍

‍

Le challenge

‍

En raison de la taille de Smallpdf et de la complexité croissante des données, la gestion de l'information est devenue un enjeu majeur pour l'équipe People. Pour Carlota et son équipe, il était essentiel de trouver une solution pour obtenir des données fiables et automatisées, non seulement pour les rapports internes, mais aussi pour prendre des décisions basées sur des données concrètes.

‍

‍

La méthode traditionnelle de gestion des données via des tableaux Excel s'est révélée inefficace. Ce processus était chronophage, ne permettait pas une personnalisation des données selon les besoins spécifiques de l'équipe, et ne favorisait pas une communication d'information rapide et efficace avec les parties prenantes. Le besoin d'un outil capable de centraliser et d'automatiser la gestion des données, pour répondre aux questions clés, est donc devenu une nécessité impérieuse pour l'équipe.

‍

‍

La solution

‍

Pour faire face à ces défis, Carlota Alcázar Antràs a décidé de s'associer avec Reflect. Reflect s'est montré à la fois accessible et réactif face aux besoins spécifiques de Smallpdf. En centralisant, automatisant, et analysant les données de l'équipe en temps réel, Reflect a permis une amélioration significative de l'efficacité. Le temps passé sur la gestion manuelle des données a été drastiquement réduit, réduisant ainsi la frustration liée aux tâches répétitives.

‍

‍

Reflect a également contribué à une prise de décision plus éclairée chez Smallpdf. Avec une vision claire et actualisée des données, l'entreprise a pu prendre des décisions plus précises, basées sur des preuves concrètes. Lors des réunions de direction, Reflect s'est révélé être un atout précieux. Il a permis à Carlota et à son équipe de répondre rapidement aux questions, accélérant ainsi le processus de prise de décision de l'entreprise. Au lieu de se baser sur des hypothèses, les décisions sont désormais fondées sur des faits concrets, ce qui a renforcé la confiance de la direction dans l'équipe People de Smallpdf.

‍

En résumé, Reflect a été plus qu'un simple outil pour Smallpdf. Sa flexibilité et son adaptabilité aux exigences de l'équipe en font un véritable partenaire dans leur travail quotidien, soutenant ainsi leur succès continu.

‍